lunes, 3 de octubre de 2011

De un modo elemental, y como primera aproximación, puede decirse que planificar es un conjunto de procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor racionalización y organización en unas acciones y actividades previstas de antemano.

Es un aspecto esencial la planificación consiste en un arte que establece procedimientos para la optimización de las relaciones entre medios y objetivos y proporciona normas y pautas para la toma de decisiones coherentes, compatibles e integradas, que conduce a una acción sistemáticamente organizada y coordinadamente ejecutada.

Planificación 

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).

"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

 "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).

 "Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987).

 "La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa." (David, Ewing)

 "La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían" La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en qué orden debe hacerse



Características de la Planificación

Las características más importantes de la planificación son las siguientes:

1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.

3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

 4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.

 5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.

 6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.

7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.

9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.

 10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.


Requisitos técnicos para una planificación eficaz 

Desde un punto de vista científico y técnico, la planificación es eficaz o ineficaz, más o menos eficaz, más o menos ineficaz; su eficacia depende de la medida en que llene los siguientes requisitos:

a) que instrumentalice e implemente adecuadamente los fines últimos de la política general; en otras palabras, el plan debe expresar un proyecto nacional (o un aspecto parcial del mismo), recordando que, es esencial, es un proyecto político, ¿Qué tipo de sociedad queremos? Es la cuestión básica a la que debe responder el plan, y en los otros niveles contribuir a ellos los programas y proyectos específicos.

b) que los objetivos sean alcanzables, teniendo en cuenta no solo los recursos y medios disponibles sino también los aspectos políticos, sociales y culturales que constituyen el marco o contexto en donde se elabora y se ejecuta el plan (se trata del realismo que debe tener todo plan).

c) que la elección de medios asegure el logro de los objetivos con la mayor eficacia y ritmos posibles y con el menor costo financiero, humano y social.

d) que establezca un curso de acción escalonado y continuo en el cual se indiquen las diferentes etapas y modalidades del proceso, de conformidad a una estrategia y a un estilo de desarrollo.

e) que oriente la toma de decisiones y establezca las diferentes etapas, de modo que haya entre ellas coherencia, compatibilidad, consistencia, operatividad e integridad.

f) que el plan implique un cambio efectivo y positivo respecto de la situación anterior, medido en los términos del código de valores del proyecto político que lo sustenta.

La planificación como elaboración de planes, programas y proyectos, y la planificación como proceso.
En general, se admite la distinción entre:

La planificación como elaboración de planes, programas y proyectos, y
La planificación como proceso,

Pero permanentemente se tiene a cristalizarla o congelarla en “planes”,  “programas” y “proyectos”.

No siempre se distingue suficientemente el “plan” de la “planificación”: ésta es un proceso continuo, que suele o puede expresarse en diferentes planes. No hay que confundir, pues planificación con la elaboración del plan.

Precisiones Terminológicas. 

En la “jerga” de la planificación existe una serie de términos y expresiones que no siempre se utilizan con la debida precisión, aunque hoy existe ya un acuerdo mínimo acerca de su significación. Estimamos conveniente esta labor de clasificación y clarificación antes de seguir adelante.

Planificación, programación, planeamiento.

Las palabras “planificación” y “programación”  no son equivalentes en cuanto a su alcance y significado, pero en el contexto de este trabajo no se hacen distinciones. Aunque en términos generales  reservamos la palabra “planificación” para hacer referencia a una escala operacional macrosocial y “programación” para referirnos al nivel operacional de escala microsocial o para la elaboración de proyectos. También preferimos hablar de “planificación” para referirnos al proceso y “programación”  a la tarea de elaboración del plan, programa o proyectos.

No ocurre lo mismo con los términos “planificación” y “planeamiento” de los cuales se hace un uso indiferenciado en nuestra lengua. Aunque la forma correcta, según las reglas de nuestro idioma  de derivar el sustantivo para referirse a la “acción y efecto de planear”, es “planteamiento”. Sin embargo, en el uso práctico este término suele reservarse a las tareas que se realizan en el ámbito “territorial” o “físico” y forma parte de la jerga de los urbanistas y de los arquitectos.

Los niveles operacionales de la planificación: plan, programa, proyecto, actividad.

Estas expresiones no pueden utilizarse indistintamente y con el mismo significado, pues tiene un alcance muy diferente, al menos cuando se usan en un mismo contexto para distinguir diferentes niveles de concreción.

La actividad es la acción que tiene el máximo grado de concreación y especificidad, a través de la cual, junto con otras actividades se realiza un proyecto.

Un proyecto se refiere a un conjunto de actividades concatenadas que constituye la unidad más pequeña que forma parte de un programa.

Un programa hace referencia a una constelación o conjunto de proyectos relacionados y coordinados entre sí.  Son las acciones a realizar para alcanzar las metas y objetivos del plan dentro de un periodo determinado

El plan, en cambio, se refiere al aspecto global del todas las actividades del proceso de desarrollo dentro de un periodo determinado, y pueden ser de corto, mediano y largo plazo. Se trata de un conjunto organizado de fines, objetivos, metas, instrumentos, medios y recursos para lograr el desarrollo de un área determinada o de un sector.
Si bien un plan comporta programas y proyectos, no está compuesto solo por el conjunto de programas y proyectos, sino que su formulación se deriva de un conjunto más amplio de propósitos y objetivos.


El tiempo de la planificación: largo plazo, mediano plazo y corto plazo.

Conforme a su dimensión temporal, los planes, programas y proyectos se denominan a largo, mediano y corto plazo. Esta distinción hace referencia a la duración es ambigua, convencional e imprecisa en cuanto a su alcance, pero de ordinario se admite lo siguiente, cuando se trata de un plan nacional de desarrollo.

Largo Plazo, llamada también planificación o plan de perspectiva, abarca periodos de 10, 15 y hasta 20 años. En estos planes se señalan los grandes objetivos económicos, sociales, políticos y culturales, de ahí que, mucho más que en el mediano y corto plazo, se refleja el proyecto  nacional o proyecto político del país. El plan de perspectivas constituye la base o marco en donde se han de encuadrar los planes a mediano y corto plazo.

Mediano Plazo, que cubre por lo general periodos de 3 a 8 años; a esta categoría suelen pertenecer los planes quinquenales. Los planes a mediano plazo suelen comprender en nuestros países lo que se estima como un periodo presidencial.

Corto plazo, comprende de 6 meses a 3 años y casi siempre hace referencia a la coyuntura, puesto de que ordinario trata de conciliar y ajustar lo coyuntura con el mediano plazo.

En cuanto a la planificación es un  proceso  y tiene carácter permanente, supone la integración de los planes a largo, mediano y corto plazo, pues las deficiencias en cualquiera de los momentos provocan desequilibrios en los otros.

Objeto de la Planificación 

El objeto de la planificación lo constituye la formulación de un diagnostico, la elaboración de un plan, su ejecución y la evaluación del proceso. Aunque, en sentido estricto, la planificación propiamente dicha tan solo concierne a la segunda etapa, mediante la formulación sistematizada y coherente de soluciones y propuestas a través de la elaboración de un plan, programa o proyecto, lo cual no puede realizarse sin el diagnostico y no tiene razón de ser sin la ejecución.

Según el tiempo de desarrollo como podría ser la planificación y según su espacio

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión del Nro 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.

Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones.

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.